Glosario
Coste total de inventario: lo que de verdad cuesta tener stock
Definición
El coste total de inventario es la suma de cuatro partes: el coste de comprar la mercancía, el de emitir cada pedido, el de mantener el stock (capital, espacio, seguro, obsolescencia, merma) y el de las roturas (ventas perdidas, clientes que se van). Sirve para comparar políticas de reposición: pedir más grande reduce el coste de pedidos pero sube el de tener; pedir justo reduce el de tener pero sube el de rotura.
Cuando alguien dice cuánto cuesta el stock suele dar el valor de compra. Es una parte, y casi nunca la mayor de lo que se puede mejorar. El coste total de inventario junta lo que pagas por la mercancía, lo que cuesta pedirla, lo que cuesta tenerla guardada y lo que cuesta no tenerla cuando la piden.
Qué es exactamente
El coste total de inventario es todo el dinero que cuesta tener y gestionar el stock durante un periodo, normalmente un año. Se descompone en cuatro bloques: coste de adquisición, coste de pedido, coste de posesión y coste de rotura.
La utilidad no es el número en sí sino ver cómo se compensan las partes. Es el mismo razonamiento del lote económico de pedido, que solo juega con dos de ellas (pedido y posesión). Wikipedia lo resume en su artículo sobre inventario: entre los costes están los de mantenimiento (espacio, servicios, seguros, personal), que pueden acumular entre un tercio y la mitad del valor de adquisición al año, y los de escasez, que incluyen ingresos perdidos y daño reputacional.
También se le llama
Costes del inventario, total inventory cost (TIC) en inglés o coste global del stock. En contabilidad de costes a veces se habla de «coste de gestión de existencias», que suele dejar fuera el coste de rotura porque no aparece en las cuentas.
Cómo se calcula
La fórmula es: coste total = compras + (pedidos al año × coste por pedido) + (stock medio × coste anual de mantener una unidad) + coste estimado de las roturas.
Un ejemplo con un mayorista de material de fontanería y un grifo de cocina que vende 3.000 unidades al año a 40 euros de coste. Compras: 120.000 euros. Pide 12 veces al año, a 45 euros cada pedido: 540 euros. Stock medio de 250 unidades; mantener una unidad cuesta, entre dinero parado, espacio y seguro, 8 euros al año: 2.000 euros. Se queda sin stock unos 6 días al año y estima 70 ventas perdidas con 12 euros de margen: 840 euros. Total: 123.380 euros, de los cuales solo 3.380 euros son gestión del stock.
Esa última cifra es la que se puede mover. Si pasa a pedir cada quincena (24 pedidos), el coste de pedidos sube a 1.080 euros, pero el stock medio baja a unas 125 unidades y el de tenencia a 1.000. El balance cambia y las roturas pueden subir. Ese tipo de comparación es la que hace útil el indicador.
Ojo con esto
Los fallos al calcularlo suelen ser de omisión:
- Dejar fuera el coste de rotura porque no está en la contabilidad: es difícil de medir y por eso casi siempre se subestima.
- Mezclar el precio de compra con el coste de mantener: en el modelo clásico el precio no afecta al lote, pero sí al capital inmovilizado.
- Usar un porcentaje de tenencia copiado de un manual: el tuyo depende de tu almacén, tus seguros y el coste del dinero.
- Medirlo solo en total: el coste por familia o por almacén es el que permite decidir dónde actuar.
Dónde aparece en el sistema
El sistema no pretende darte un coste total exacto al céntimo, sino comparar decisiones con las mismas cuentas. Con tus datos pasados, la simulación enseña cuánto stock parado en euros habrías tenido y cuántos días de rotura con lo que se mandó y con lo que habría propuesto el sistema, para que el balance salga de tus números y no de un manual.
En el panel, el stock parado en euros y el mapa de roturas son las dos mitades visibles del coste total: lo que sobra y lo que falta. La propuesta semanal busca el punto medio, y la persona que aprueba ve el porqué de cada envío.
Términos relacionados
Coste de emitir un pedido, coste de posesión, coste de rotura, coste de oportunidad del stock y capital inmovilizado.
Preguntas frecuentes
¿Qué partes del coste total están en la contabilidad?
Las compras, buena parte de los gastos de almacén y las correcciones de valor de las existencias. El coste de rotura y el del dinero parado normalmente no aparecen como tales, y por eso se subestiman.
¿El coste total de inventario incluye el precio de compra?
Depende de para qué lo uses. Para comparar políticas de reposición se suele dejar fuera, porque pagas lo mismo pidas como pidas. Para ver cuánto te cuesta el negocio, se incluye.
¿Cómo calculamos el coste de tener una unidad?
Suma capital inmovilizado (tu coste de financiación por el valor medio del stock), almacén (alquiler, personal, energía), seguro y obsolescencia o merma, y divídelo entre las unidades medias. Con una estimación razonable es suficiente.
¿Reducir el stock siempre baja el coste total?
No. Baja el coste de tener, pero si sube el de rotura puede salir peor. Por eso se compara el conjunto, no una parte.