Ciclo de pedido: todo el recorrido desde que falta algo hasta que está en el estante

Qué es exactamente

El ciclo de pedido es el recorrido completo de una reposición, medido en tiempo, desde que alguien o algo detecta la necesidad hasta que el producto está donde se vende y se puede coger. Es una cadena de pasos y cada paso tiene su espera.

La Wikipedia describe el lead time en fabricación con tres partes: preprocesado (el papeleo), procesado (obtener o fabricar el artículo) y postprocesado (inspección y colocación). Para una reposición, la idea es la misma y se puede traducir a: decidir y pedir, preparar y enviar, y recibir y colocar. El ciclo de pedido es la suma de las tres.

También se le llama

Order cycle, order cycle time o ciclo de reposición. A veces se usa «ciclo de pedido» para hablar de la frecuencia con la que se pide (cada semana, cada dos semanas), que es el plazo de revisión. Aquí tomamos el sentido de duración de un pedido, que es el más habitual en logística.

Cómo se calcula

Se suman los tiempos de cada paso, en días laborables o naturales según cómo trabajes. Un ejemplo con una tienda de ropa que se repone desde un almacén central: detectar la necesidad y aprobar el envío, 1 día (se revisa los lunes por la mañana y se aprueba por la tarde). Preparar el pedido en el almacén, 1 día. Transporte hasta la tienda, 2 días. Recepción, comprobación y colocación en la sala, 1 día. Ciclo de pedido: 5 días.

Compáralo con lo que se suele manejar. El almacén central dice «servimos en 48 horas», que es solo el transporte. Si se calcula el punto de pedido con 2 días y el ciclo real es de 5, el pedido se lanza 3 días tarde y la tienda se queda sin producto durante 3 días cada vez. Con una venta de 10 unidades al día de una camiseta, son unas 30 unidades de venta perdida por cada ciclo.

Cuando el ciclo es variable (a veces 4 días, a veces 7), no vale la media: se usa el percentil que corresponda al nivel de servicio o se añade la variabilidad al stock de seguridad. El tiempo de reaprovisionamiento detalla ese caso.

Ojo con esto

Dónde se pierden los días sin que nadie los vea:

• Esperas de papel: el pedido espera una aprobación, una firma o a que alguien vuelva de vacaciones. Son días que no aparecen en ningún plazo del proveedor.
• Días sin envío: si el almacén solo sale martes y jueves, un pedido aprobado el miércoles espera un día entero.
• Recepción en la tienda: la mercancía llega y se queda en cajas hasta que alguien la coloca. En tienda de ropa puede ser medio día; en ferretería con muchas referencias, más.
• Usar el plazo comercial: el que figura en el contrato es el prometido, no el real. Mide el real con las fechas de pedido y de recepción de tu programa.

Dónde aparece en el sistema

El sistema calcula el ciclo real de cada ruta (de origen a cada tienda) con las fechas de tus propios pedidos y recepciones. Con él decide cuándo hay que lanzar cada envío y cuánta seguridad hace falta. Si un ciclo se alarga (la ruta a Sevilla ha pasado de 4 a 6 días), te lo señala, porque afecta a toda la previsión.

La previsión de demanda se hace sobre el ciclo, no sobre el día de hoy: lo que importa es cuánto vas a vender hasta que llegue lo que pidas. En la simulación con tus datos se ve cuántas roturas del pasado vinieron de un ciclo más largo de lo supuesto.

Términos relacionados

Lead time, tiempo de reaprovisionamiento, plazo de revisión, revisión periódica y transferencia entre almacenes. El punto de pedido es donde se usa este número.