Cuadro de mando de stock en Power BI: que cada número tenga una sola definición.

Qué hace en cuadro de mando de stock en power bi.

¿Qué es un cuadro de mando de stock en Power BI?

Es un informe de Power BI, a veces con un panel resumen, que reúne los indicadores del inventario: cuánto hay, cuánto rota, cuántos días dura, qué se ha roto y qué está parado. Se alimenta del ERP, de una base de datos o de Excel, se actualiza solo y lo ve cada persona con sus permisos. Es la herramienta con la que Dirección y Compras miran el stock una vez por semana.

La palabra cuadro de mando promete decisiones, pero muchos son sobre todo un espejo. Dicen que la cobertura de un producto es de 12 días y se quedan ahí. Un cuadro útil responde también a qué hay que hacer con esa cifra, y para eso necesita datos que Power BI, por sí solo, no calcula.

¿Dashboard o informe? Lo que dice Microsoft.

Según la documentación de Microsoft, un dashboard es una sola página, llamada lienzo, con mosaicos que se fijan desde informes, y no está disponible en Power BI Desktop. No se puede filtrar ni segmentar, aunque se puede filtrar un mosaico en modo de enfoque sin guardar el filtro. Un informe, en cambio, tiene una o varias páginas, filtros, segmentadores y se construye en Desktop.

Para stock, esa diferencia pesa. El trabajo de Compras necesita filtrar por proveedor, familia y sitio, y eso es informe. El resumen de los lunes (valor, cobertura media, productos a cero, stock parado) cabe bien en un panel. También hay una razón práctica a favor del panel: las alertas de datos de Power BI se ponen en mosaicos de paneles, no en informes, y para eso hay que tener uno. Para crear paneles en un área de trabajo hace falta licencia Pro o Premium por usuario.

Un ejemplo con números: la misma empresa, tres rotaciones.

Una cadena de ferreterías tiene un coste de ventas anual de 1.200.000 euros, unas ventas a precio de venta de 1.560.000 euros y un stock medio de 300.000 euros. Compras calcula la rotación como coste de ventas entre stock medio: 1.200.000 dividido entre 300.000, 4 vueltas. Finanzas usa el stock del cierre del ejercicio, que fue de 200.000 euros porque se vació antes del inventario: 1.200.000 dividido entre 200.000, 6 vueltas. Y el cuadro de mando heredado divide las ventas a precio de venta entre el stock medio: 1.560.000 dividido entre 300.000, 5,2 vueltas.

Las tres cifras son correctas con su fórmula, y las tres circulan en reuniones distintas. Nadie miente, pero nadie entiende por qué hay 4, 5,2 y 6 a la vez. La solución no es técnica: se decide cuál se usa para qué (la de Compras para comprar, la del cierre para Finanzas), se escribe la fórmula en el modelo como medida con nombre claro y se deja en todas las páginas. Es el trabajo menos vistoso del cuadro y el que más discusiones ahorra.

¿Qué medidas debe tener, y cómo se definen?

Pocas, y cada una con la fórmula por escrito. La rotación es el coste de ventas del periodo dividido entre el stock medio. La cobertura es el stock dividido entre la venta diaria prevista, no entre la media pasada: en campaña, esa diferencia es la que separa un aviso a tiempo de uno tarde. El nivel de servicio es la demanda atendida entre la demanda total, que es lo que mide si el cliente encontró lo suyo. Las roturas son los días a cero por producto y sitio, y las ventas perdidas en euros. El stock parado es el valor de lo que no ha salido en un periodo que fijas.

La guía de rotación de inventario y la de nivel de servicio explican cada una con detalle. Aquí el trabajo es otro: escribirlas como medidas del modelo, probarlas contra el ERP y ponerles un nombre que no admita dos lecturas. Un cuadro con seis medidas bien hechas sirve más que uno con treinta que se contradicen.

• Rotación: coste de ventas del periodo entre stock medio.
• Cobertura: stock entre venta diaria prevista.
• Nivel de servicio: demanda atendida entre demanda total.
• Roturas: días a cero y ventas perdidas en euros.
• Stock parado: euros en producto sin salida en el periodo elegido.
• Acierto de la previsión: error entre previsto y vendido.

¿Qué añade el sistema a un cuadro de mando?

Tres tablas que el cuadro no puede calcular solo. La previsión por producto y sitio y semana, con un límite inferior y uno superior. El riesgo de rotura: la probabilidad de que cada producto llegue a cero en cada sitio antes de que llegue el siguiente pedido, con el nivel de servicio que fijes. Y la propuesta de pedido: qué mandar, cuánto y cuándo, con una frase de porqué.

Se calculan fuera de Power BI con las mismas ventas y el mismo stock que lee tu informe, y se publican en una base de datos, un almacén de datos o una carpeta de SharePoint que Power BI ya actualiza. Se cargan en el modelo, se relacionan con producto, sitio y fecha, y el informe gana páginas: qué pedir esta semana, riesgo de rotura y previsto frente a real. Los filtros y los permisos funcionan sin tocar nada.

Power BI no hace pedidos ni predicciones de stock. El sistema calcula, Power BI enseña, la persona aprueba, y el pedido se hace en tu ERP: se deja en borrador o en una hoja por proveedor. Ese reparto es lo que evita que el cuadro de mando se convierta en un segundo programa de gestión.

¿Cómo es el mapa de stock dentro de Power BI?

Es una matriz con los productos en filas, los sitios en columnas y un color por celda: a cero, se acaba, bien o sobra. Lo importante es de dónde sale cada color. Con un mínimo fijo, un producto está bien mientras supere el número, aunque esté a tres días de vender todo. Con la previsión, el color depende de cuántos días dura el stock al ritmo que se espera y del plazo del proveedor.

Con esa matriz se ve lo que un listado de existencias no enseña: el mismo producto a cero en Sevilla y sobrando en Córdoba. Es la decisión de traslado más barata que hay, y solo aparece cuando se miran todos los sitios a la vez. En Power BI se construye con una matriz con formato condicional sobre una medida que devuelve el estado, y se filtra por familia, proveedor o zona.

Una segunda página, con la misma lógica, enseña el stock parado en euros, ordenado de más a menos. Es la página que suele abrir Finanzas.

¿Qué ayuda el panel Análisis y qué no?

El panel Análisis de Power BI añade líneas constantes, de mínimo, máximo, media, mediana o percentil, líneas de tendencia, barras de error, previsión y anomalías a los gráficos que lo admiten. Para un cuadro de stock hay tres usos buenos: marcar en el gráfico de un producto el stock objetivo con una línea constante, ver la media de ventas con una línea de media y detectar un pico raro con las anomalías, que solo están en los gráficos de líneas.

Lo que no hace es decidir. Una línea constante en el gráfico dice dónde está el objetivo, pero no lo calcula. La previsión del gráfico proyecta una serie y no conoce el stock ni el plazo del proveedor. Por eso conviene usar esas herramientas como apoyo visual y llevar el cálculo del pedido a un sistema que sí sabe de plazos, de riesgo y de coste.

¿Qué datos hacen falta de tu parte?

El acceso de solo lectura al informe y a su origen de datos, y una persona que conozca el modelo para resolver dudas. Con eso revisamos las medidas, cuadramos el valor del inventario con el ERP y proponemos qué se mantiene y qué se unifica. Para añadir previsión, las ventas por producto, sitio y fecha, y el stock actual, que ya alimentan el informe.

Lo que ayuda: los plazos de cada proveedor, el calendario de promociones y cualquier definición escrita que ya tengáis de rotación o de rotura. Lo que no hace falta: rehacer el informe ni cambiar de ERP.

¿Qué no hace, y cómo se empieza?

No sustituye a Power BI ni a tu ERP, no crea pedidos sin que una persona los apruebe y no promete un acierto concreto antes de ver tus datos. Tampoco arregla un origen de datos mal llevado: si el stock del ERP no es fiable, el primer paso es arreglar eso, y el cuadro lo hará visible.

Se empieza por un análisis gratuito de tu stock o una demo de 30 minutos por videollamada. Después, la simulación con tus datos: se repiten fechas pasadas con lo que se sabía cada día y se compara lo que habría propuesto el sistema con lo que se hizo. El arranque son entre tres y seis semanas, con uno o dos meses en modo sombra, y el código queda a tu nombre.

¿Te suena alguno de estos casos?

• Si Dirección, Compras y Finanzas discuten qué rotación es la buena Se escriben las tres fórmulas, se elige una para cada uso y se dejan como medidas. La reunión empieza a hablar de decisiones.
• Si el cuadro lo hizo alguien que ya no está Se revisa, se documentan las medidas y se añaden páginas sin rehacerlo. Si hay algo que no se entiende, se rehace esa página, no todo.
• Si vais a montar el cuadro de cero Se empieza por seis medidas y un mapa de stock. Se añade previsión cuando las cifras de origen son fiables, no antes.
• Si tenéis tiendas o delegaciones con permisos distintos La seguridad por filas que ya usas se aplica también a las tablas del sistema, y cada responsable ve y aprueba lo suyo.
• Si el informe tarda demasiado en abrirse Se separa la página pesada del resumen, se agregan los datos de ventas por semana y el cuadro vuelve a abrirse en segundos.

Un cuadro que dice qué pasó y qué hacer, sin salir de Power BI.

Hay cuadros de mando de inventario muy bonitos que nadie usa para comprar. Aquí el cuadro se construye sobre dos cosas: medidas con una sola definición y tablas calculadas aparte que lo convierten en herramienta de decisión. Power BI no hace pedidos ni predicciones de stock: el sistema calcula, Power BI enseña, la persona aprueba y el ERP recibe el pedido.

• Medidas únicas y documentadas: una rotación, una cobertura, un nivel de servicio.
• Páginas de previsión, riesgo y propuesta alimentadas por tablas del sistema.
• Tu informe, tus permisos, tu actualización programada.
• Comprobado con tu histórico antes de decidir nada en vivo.