El IVA de la mercancía en depósito: qué obliga a hacer con el stock (2026)

¿Qué dice la norma?

El punto de partida es el artículo 8 de la Ley 37/1992, del IVA: hay entrega de bienes cuando se transmite «el poder de disposición sobre bienes corporales». Y el artículo 75.Uno.1.º fija el devengo de las entregas «cuando tenga lugar su puesta a disposición del adquirente». Mientras la mercancía que dejas en casa de un cliente siga siendo tuya y él no pueda disponer de ella como dueño, no hay entrega y no hay IVA.

Para el depósito con venta por cuenta del depositario, la ley tiene una regla expresa que pocas empresas conocen. El artículo 75.Uno.3.º, en su segundo párrafo, regula los contratos «por los que una de las partes entrega a la otra bienes muebles, cuyo valor se estima en una cantidad cierta, obligándose quien los recibe a procurar su venta dentro de un plazo y a devolver el valor estimado de los bienes vendidos y el resto de los no vendidos». Es el contrato estimatorio. En él, «el devengo de las entregas relativas a los bienes vendidos se producirá cuando quien los recibe los ponga a disposición del adquirente».

En la misma línea, el primer párrafo del 75.Uno.3.º trata la comisión de venta en nombre propio: el IVA de la transmisión entre comitente y comisionista se devenga «en el momento en que el comisionista efectúe la entrega de los respectivos bienes». En los dos casos, la fecha del IVA no la marca tu albarán de salida, sino la venta que hace el otro.

Para envíos a otro Estado miembro, el artículo 9 bis, vigente desde el 1 de marzo de 2020, regula los acuerdos de ventas de bienes en consigna, con requisitos, un plazo de doce meses y un libro registro propio que desarrolla el artículo 66 del Reglamento del IVA.

¿A quién obliga?

Afecta a cualquier empresario o profesional que deje stock suyo fuera de su almacén para que otro lo use o lo venda más adelante. No hay exención por tamaño: una microempresa que deja género en depósito en una tienda tiene el mismo devengo que una gran distribuidora. Lo que cambia según el caso es la regla que aplica.

• Distribuidor que deja repuestos en el almacén de un taller y factura lo que consume: sí. El IVA se devenga cuando el taller dispone de las piezas según el contrato, no cuando se dejan.
• Editorial o fabricante que deja producto en una tienda para que lo venda y devuelva lo que no venda: sí, y probablemente es un contrato estimatorio: el IVA de cada unidad se devenga cuando la tienda la pone a disposición de su cliente.
• Empresa que manda stock a un almacén de un cliente en Francia o Portugal para que lo retire cuando quiera: sí, con el régimen del artículo 9 bis si se cumplen sus requisitos.
• Empresa que manda stock a su propio almacén en otro país de la UE, sin cliente previo: no es consigna. Es una transferencia de bienes del artículo 9.3.º, que se trata como una operación asimilada a una entrega.
• Venta con pacto de reserva de dominio: depende. El artículo 75 devenga el IVA cuando los bienes se ponen en posesión del adquirente, aunque la propiedad se transmita después.
• Microempresa con poco depósito: sí. No hay exención de microempresas en el devengo del IVA.

Qué hay que registrar del stock.

En un depósito nacional, la ley no pide un libro especial. Pero para facturar en la fecha correcta necesitas saber, por cliente y por referencia, qué se ha consumido o vendido y cuándo. Sin ese dato, o se factura de más (IVA adelantado), o de menos (IVA devengado y no repercutido).

En la consigna a otro Estado miembro, el artículo 66 del Reglamento del IVA sí detalla lo que hay que anotar en el libro registro de determinadas operaciones intracomunitarias. Es, literalmente, un control de stock por fechas. El vendedor tiene que anotar, entre otros datos:

• El Estado miembro de salida y la fecha de expedición.
• El número de IVA del cliente al que van destinados los bienes.
• El Estado de llegada, el número de IVA del depositario si es otro, la dirección del almacén y la fecha de llegada.
• El valor, la descripción y la cantidad de los bienes que han llegado al almacén.
• Por cada entrega al cliente: descripción, base imponible, cantidad, precio unitario, fecha y número de IVA del adquirente.
• Lo transferido por incumplir las condiciones, con la fecha y el motivo; y lo devuelto, con cantidad, valor y fecha.

El plazo de doce meses de la consigna en la UE.

El artículo 9 bis fija un reloj por cada envío. Si en los doce meses siguientes a la llegada de los bienes al Estado de destino el cliente adquiere el poder de disposición, se produce una entrega intracomunitaria exenta por tu parte y una adquisición intracomunitaria por la suya, en el país de destino. Mientras tanto, no hay operación.

Si pasan los doce meses y el cliente no ha retirado la mercancía, la ley considera que se ha producido una transferencia de bienes del artículo 9.3.º «al día siguiente de la expiración del plazo» (apartado Cuatro). Eso suele obligar a identificarte a efectos del IVA en el país de destino. También hay transferencia antes del plazo si la mercancía acaba en otro cliente que no sustituye al previsto, si se envía a otro país, o «en el supuesto de destrucción, pérdida o robo de los bienes».

La ley da dos salidas: que un empresario que sustituya al cliente inicial adquiera los bienes, o que se devuelvan al Estado de origen sin haberse transmitido, en ambos casos dentro del plazo y anotándolo en el libro registro. Con un almacén con varias entradas al mes, esto exige saber la fecha de llegada de cada lote y cuánto queda de él: el plazo corre por envío, no por referencia.

Plazos y sanciones.

Los plazos que da el texto: el IVA se devenga en la fecha de puesta a disposición (artículo 75); en la consigna intracomunitaria, doce meses desde la llegada al destino (artículo 9 bis.Dos y Cuatro). El envío de bienes en consigna se incluye, además, en la declaración recapitulativa del artículo 164.Uno.5.º de la ley, el modelo 349.

La Ley del IVA no fija multas propias para el depósito. Los incumplimientos de facturación y de libros registro se sancionan por la Ley General Tributaria, en sus artículos 200 y 201; sus cuantías y agravantes conviene revisarlos con tu asesor para tu caso concreto.

Muestras, donaciones y stock que no se vende.

No todo lo que sale del almacén sin factura queda fuera del IVA. El artículo 9.1.º trata como autoconsumo, y por tanto como operación gravada, «la transmisión del poder de disposición sobre bienes corporales que integren el patrimonio empresarial» sin contraprestación. Regalar stock a un cliente o donarlo es, en principio, un autoconsumo.

Hay dos excepciones útiles para quien tiene stock parado. El artículo 7.2.º deja fuera del impuesto las entregas gratuitas de muestras «sin valor comercial estimable, con fines de promoción», entendiendo por muestras los artículos que por su presentación o cantidad solo sirven para promoción. Y el artículo 79.Tres fija la base imponible del autoconsumo en el valor de los bienes en el momento de la entrega si han sufrido «deterioro, obsolescencia, envilecimiento», y presume «un deterioro total» cuando los bienes los adquieren entidades sin fines lucrativos de la Ley 49/2002 para sus fines de interés general. Donar stock obsoleto a una de esas entidades puede tener una base imponible cero. Lo contamos desde el lado de los residuos en RAEE y producto obsoleto.

Cómo se lleva en la práctica.

En un depósito nacional, lo habitual es un almacén o una ubicación virtual por cliente en tu programa de gestión y un recuento o una comunicación periódica del consumo. Con ese consumo se factura, a menudo con factura recapitulativa mensual. En la guía de stock en depósito en cliente explicamos cómo se organiza la reposición; aquí lo importante es que la fecha del consumo sea fiable, porque es la del IVA.

En la consigna intracomunitaria, el libro registro del artículo 66 es la pieza que más falla. Muchas empresas tienen el stock del almacén de destino como un único saldo, sin fecha de llegada por lote, y no pueden saber qué unidades cumplen doce meses. La solución práctica es tratar cada envío como un lote con fecha de llegada y sacar cada mes una lista de lotes que se acercan al plazo.

• Un almacén o ubicación por cliente en depósito, con la mercancía en tu inventario.
• Un dato de consumo por periodo (recuento, lectura del cliente o comunicación) con fecha.
• Factura del consumido con la fecha de puesta a disposición, no la del envío.
• En la UE: lote por envío con fecha de llegada y aviso a los once meses.
• Mermas, roturas y robos en depósito anotados con fecha: en consigna intracomunitaria cambian el tratamiento.

Lo que la norma no dice.

No dice que el IVA se devengue al enviar la mercancía al depósito. Es el error más común y adelanta el impuesto. Tampoco dice que todo depósito sea un contrato estimatorio: depende del contrato (quién fija el precio, si hay obligación de devolver lo no vendido, si el depositario vende en nombre propio). Cómo encaja el tuyo lo decide tu asesor leyendo el contrato.

No dice que en un depósito nacional haya que llevar un libro registro especial de stock. El libro con cantidades y fechas por lote es de la consigna intracomunitaria del artículo 9 bis. Y no dice que la mercancía en depósito deje de ser tuya a efectos contables: si según el contrato sigue siendo tuya, va en tu inventario de cierre, como explicamos en la página del libro de inventarios.

Tampoco dice que la pérdida o el robo en un depósito nacional se trate igual que en la consigna intracomunitaria. La regla de transferencia por «destrucción, pérdida o robo» es del artículo 9 bis.

Un ejemplo con números: un depósito en un taller.

Un distribuidor de recambios deja el 3 de marzo en un taller de Zaragoza 40 juegos de pastillas de freno y 60 filtros de aceite, en depósito. El contrato dice que el taller dispone de las piezas cuando las monta en un coche, que el distribuidor factura a final de mes lo consumido y que lo no usado se devuelve a los seis meses.

El 3 de marzo no hay entrega: las piezas siguen siendo del distribuidor y están en su inventario. En marzo el taller monta 12 juegos y 25 filtros. Esas 37 unidades son las que tienen IVA devengado en marzo, en la fecha en que el taller dispuso de ellas, y las que se facturan. Las otras 63 siguen en el inventario del distribuidor, en el almacén virtual del taller.

Si en abril el recuento del depósito da 2 filtros menos de lo esperado, el distribuidor tiene que decidir con el taller qué ha pasado: si se montaron y no se comunicaron, hay que facturarlos con su fecha; si se perdieron, es una merma del distribuidor. En un depósito nacional no es una transferencia de bienes; en una consigna en otro país de la UE, según el artículo 9 bis, la pérdida sí lo sería.

Cómo ayuda un sistema de control de stock.

Un sistema de control de stock no liquida tu IVA ni decide el devengo: la obligación es de la empresa y conviene confirmarla con tu asesor. Lo que sí hace es tener el dato que el IVA necesita: cuánto hay en cada depósito, cuánto se ha consumido y desde cuándo está ahí cada lote.

El sistema que montamos lee el stock por almacén de tu programa con un usuario de solo lectura y trata cada depósito como un sitio más: calcula qué se acaba, propone qué mandar cada semana y marca el stock parado en euros por cliente. Para la consigna en la UE, la antigüedad por lote enseña qué envíos se acercan a los doce meses, a tiempo de reponer menos o de recuperarlos. Si quieres ver cuánto stock tienes fuera y cuánto tiempo lleva, empieza por el análisis gratuito.