Reglamento (CE) 1223/2009 de cosméticos: qué obliga a hacer con el stock (2026)

¿Qué dice la norma?

El Reglamento (CE) 1223/2009 sobre los productos cosméticos se aplica desde el 11 de julio de 2013 (artículo 40). Su artículo 19 fija lo que tiene que figurar en el recipiente y el embalaje de cada cosmético, con caracteres indelebles, legibles y visibles. Para el stock importan dos menciones: la fecha de duración mínima y el número de lote.

La fecha de duración mínima es, según el artículo 19.1.c, «la fecha hasta la cual el producto cosmético, almacenado en condiciones adecuadas, seguirá cumpliendo su función inicial». Va precedida del símbolo del reloj de arena del anexo VII o de la expresión «utilícese preferentemente antes del final de…», y se expresa con mes y año o día, mes y año. No es obligatoria cuando la duración mínima supera los treinta meses: en ese caso se indica el plazo después de la apertura (PAO) durante el que el producto es seguro, con el símbolo del tarro abierto seguido del plazo en meses o años, salvo que ese concepto no sea pertinente.

El artículo 19.1.e exige el número de lote de fabricación o una referencia que permita identificar el producto; si el envase es tan pequeño que no cabe, puede ir solo en el embalaje. La AEMPS lo resume en su página de garantías sanitarias: fecha de duración mínima en los productos que duran menos de 30 meses, PAO en los demás salvo que no sea relevante, y número de lote siempre.

Los artículos 6 y 7 son los del distribuidor. El 6.2 le obliga a velar, antes de comercializar, por que esté presente la información de etiquetado que le toca comprobar, se cumplan los requisitos de lengua y «no haya transcurrido la fecha de duración mínima», cuando proceda. El 6.4, a que mientras sea responsable del producto las condiciones de almacenamiento o transporte no comprometan el cumplimiento. Y el 7, a identificar ante la autoridad, a petición, a quién le suministró y a quién suministró el producto, durante los tres años siguientes a la fecha en que el lote se puso a su disposición.

¿A quién obliga?

El artículo 2 define distribuidor como «toda persona física o jurídica de la cadena de suministro, distinta del fabricante o del importador» que comercializa un cosmético en el mercado de la Unión, y comercialización como todo suministro, remunerado o gratuito, para su distribución, consumo o uso en el transcurso de una actividad comercial. Eso incluye al mayorista y a la tienda. No hay exención por tamaño.

Estos son los casos habituales en empresas que reponen cosmética a varios puntos. Orientan; tu asesor lo confirma para tu caso.

• Mayorista o importador-distribuidor que sirve a perfumerías y farmacias: sí como distribuidor (artículos 6 y 7). Si además importa de fuera de la UE, tiene obligaciones de importador, que son otras.
• Cadena de perfumerías con almacén central: sí. Es distribuidor en el almacén y en cada tienda, y debe poder decir de qué proveedor vino cada lote.
• Peluquería o centro de estética que revende champús o cremas a sus clientes: sí en esa reventa, como distribuidor. Los productos que solo usa en cabina no se comercializan al consumidor, pero el almacenamiento sigue importando.
• Marca propia que encarga la fabricación y pone su nombre: sí, pero como persona responsable, con más obligaciones que las de esta página (expediente, evaluación de seguridad, notificación).
• Tienda online que vende cosmética de terceros: sí como distribuidor, con los mismos deberes de comprobación y trazabilidad hacia atrás.
• Farmacia que elabora cosméticos para vender en la propia oficina: depende. El Real Decreto 85/2018 tiene un artículo propio para este caso (artículo 26).

Qué hay que registrar del stock

El reglamento no pide un registro con campos fijos, pero el artículo 7 obliga a poder identificar, durante tres años desde que el lote llegó, al proveedor y a los distribuidores a los que se vendió. Con un albarán de entrada que no recoja el lote o con un stock que mezcla lotes en una sola cifra, esa respuesta solo se puede dar revisando cajas.

Lo práctico es llevar por cada referencia el stock por lote, y por cada lote la fecha de entrada, el proveedor y, si el producto la tiene, la fecha de duración mínima. En las ventas a otros negocios (una perfumería que sirve a otra, un mayorista a farmacias), el albarán debería llevar el lote. En las ventas al consumidor final no hace falta identificar a la persona: el artículo 7 habla de distribuidores.

La distinción entre reloj de arena y PAO cambia cómo se gestiona el stock. Un producto con fecha de duración mínima tiene una fecha a partir de la cual, según el artículo 6.2, no se debe comercializar; hay que verla y vigilarla. Un producto con PAO (porque dura más de 30 meses sin abrir) no tiene fecha en la etiqueta; su plazo empieza cuando el consumidor lo abre. Para esos, lo que conviene registrar es la fecha de entrada del lote, para que lo más antiguo salga primero aunque no caduque en la estantería.

Y las bajas: probadores, unidades dañadas, devoluciones. Si una devolución vuelve a la venta, tiene que entrar con su lote; si no, sale del stock con su causa.

Plazos y sanciones

El plazo que fija el reglamento para el distribuidor es el del artículo 7: tres años desde la fecha en que el lote se puso a su disposición. La fecha de duración mínima, cuando existe, es el límite para comercializar ese lote según el artículo 6.2.

El artículo 37 deja las sanciones a cada Estado miembro, que debe establecerlas «eficaces, proporcionadas y disuasorias». En España, el Real Decreto 85/2018 regula los productos cosméticos y fija, entre otras cosas, que la información de etiquetado de las letras b, c, d y f del artículo 19.1 (contenido nominal, fecha de duración mínima, precauciones y función) figure en español (artículo 6), y que la persona responsable y los distribuidores notifiquen de inmediato a la AEMPS los efectos graves no deseados que tengan lugar en España (artículo 9).

El Real Decreto 85/2018 no recoge en su texto las cuantías de las sanciones, así que no las resumimos aquí: si te preocupa una situación concreta, pregunta a tu asesor qué régimen aplica.

Cómo se lleva en la práctica

En cosmética, el problema típico del stock es el producto que se queda años en el almacén, más que la caducidad legal. Las fragancias de temporada, los estuches de Navidad o los tonos de maquillaje que se dejan de fabricar acaban parados mucho antes de cumplir 30 meses. Saber qué lotes llevan más tiempo en cada tienda y qué rotación tienen es lo que decide si se trasladan, se promocionan o se dejan de pedir.

Para los que sí tienen fecha (los que duran menos de 30 meses), el criterio de salida debe ser que salga primero lo que caduca antes. En el almacén central eso es FEFO; en tienda, colocar delante lo más próximo a fecha. Un listado mensual de lotes con fecha de duración mínima en los próximos seis meses, por tienda, evita encontrarlos el día del inventario.

La recepción es el momento de capturar el lote y, si la hay, la fecha. Muchos distribuidores no lo hacen porque el proveedor no lo manda en el albarán electrónico; pedirlo es la forma más barata de cumplir el artículo 7 sin trabajo manual.

Las devoluciones de clientes profesionales necesitan un criterio escrito: qué se acepta, con qué comprobación y si vuelve a la venta. Un producto que vuelve con el precinto roto o sin poder saber cómo se ha guardado conviene darlo de baja con su causa, y uno que vuelve intacto, darlo de alta con su lote y no como stock genérico. Es el punto donde más se pierde la trazabilidad hacia atrás que pide el artículo 7.

Las condiciones de almacenamiento cuentan: el artículo 6.4 hace al distribuidor responsable de que no comprometan el producto. Calor en un almacén sin climatizar, luz directa en un escaparate o una furgoneta al sol en agosto pueden dejar fuera de especificación un producto con fecha lejana.

Lo que la norma no dice

El PAO no es una fecha de caducidad del stock. Indica cuánto tiempo es seguro el producto una vez abierto por el consumidor. Un producto con PAO de 12 meses que lleva dos años cerrado en el almacén no está «caducado» por esa indicación; si se ha almacenado mal, el problema es otro.

La fecha de duración mínima no es obligatoria en todos los cosméticos. El artículo 19.1.c la exige cuando la duración mínima es de 30 meses o menos. Por encima, basta el PAO, salvo que el concepto de duración tras la apertura no sea pertinente.

No obliga a llevar trazabilidad hasta el consumidor final. El artículo 7 se limita a la cadena: persona responsable y distribuidores.

Y no dice que se deban destruir los probadores al cambiar de lote ni fija cuántas unidades tener en tienda. Son decisiones comerciales, no del reglamento.

Un ejemplo: una cadena de perfumerías con almacén central

Imagina una cadena de 18 perfumerías repartidas entre Madrid, Valencia y Málaga, con almacén central y tienda online. Vende fragancias, tratamiento facial, maquillaje y solares de marcas de terceros, y lanza dos campañas fuertes al año: Navidad y verano.

Una parte del catálogo, sobre todo algunos tratamientos y solares, lleva reloj de arena con fecha; el resto lleva PAO. El almacén central recibe los lotes con su número y, cuando existe, su fecha, y los reparte a las tiendas. Si un proveedor avisa de un problema con un lote, la cadena tiene que poder decir en qué tiendas está, como pide el artículo 7 del Reglamento 1223/2009 entre distribuidores.

El problema de la directora de compras no es la fecha: es que después de cada Navidad quedan estuches en casi todas las tiendas, que en verano hay solares agotados en la costa y sobrantes en el interior, y que algunos lotes con fecha próxima llegan a tiendas que no los van a vender a tiempo.

Repartir cada campaña según lo que vendió cada tienda la campaña anterior, mover durante la temporada lo que sobra a donde se agota y mandar a cada tienda primero el lote que caduca antes reduce el stock parado sin quitar producto del lineal. Los productos con PAO se tratan por antigüedad del lote; los de fecha, por la fecha.

Cómo ayuda un sistema de control de stock

Comprobar el etiquetado, vigilar la fecha de duración mínima y poder identificar proveedores y clientes son obligaciones del distribuidor, y conviene que tu asesor confirme cómo las llevas. Un sistema de control de stock no las cumple por ti: usa el stock por lote y fecha para decidir mejor qué mandar y qué mover.

El nuestro lee ventas y stock por tienda del programa que ya usas (Shopify, PrestaShop, WooCommerce, Odoo, Sage, Business Central o un Excel), con un usuario que solo puede leer. Cada semana propone cuánto mandar a cada perfumería, con el porqué, teniendo en cuenta la temporada de cada línea. Avisa de los lotes con fecha de duración mínima próxima que no van a salir a tiempo en una tienda, y de los productos sin fecha que llevan meses parados.

Al asistente se le pregunta «¿qué lotes del sérum de vitamina C caducan antes de junio y en qué tiendas están?» o «¿cuánto stock parado tenemos en estuches de la campaña pasada?», y contesta con los datos de tu programa diciendo de dónde sale cada cifra. El panel enseña lo que está a cero, lo que se acaba y el stock parado en euros por tienda.

Puedes probarlo con tus datos en la simulación con tus datos, o empezar con el análisis gratuito.