¿Cómo controlar el stock de una joyería con varias tiendas?

La respuesta corta y para quién es.

El stock de una joyería se controla separando lo que no se repite de lo que sí. Lo que no se repite (una pieza de autor, un solitario, una joya antigua) se lleva por ficha individual con código, peso, quilates, ubicación y coste. Lo que se repite (alianzas, cadenas, relojes de gama media, pendientes de catálogo) se repone con un punto de pedido por referencia y talla, calculado con una demanda irregular.

Es para joyerías y relojerías con dos o más tiendas, o con una tienda y un taller o un almacén, que venden piezas propias y de marcas. Si tienes un solo mostrador y menos de cien piezas, un libro bien llevado es suficiente.

Cómo se decide hoy y por qué falla.

En la mayoría de las joyerías el stock está en la cabeza del encargado y en un inventario anual de vitrina a vitrina. El reparto entre tiendas se hace por costumbre: «en la del centro hay de todo y en las demás un poco de lo que más sale». Los pedidos de alianzas y relojes se hacen cuando se ve el hueco en la vitrina.

Falla en lo que vale más. Una pieza cara puede estar en una tienda mientras el cliente la pregunta en otra, y sin una vista conjunta no se sabe hasta que alguien llama. En las alianzas, la talla que falta es la que el cliente necesita ese día, y como la boda tiene fecha, perder esa venta suele significar perder al cliente. Y el stock que se queda es caro: una pieza parada tiene el coste del metal y de la piedra en una vitrina.

Además, la demanda de una referencia concreta es irregular: algunas semanas no se vende ninguna y otras salen dos. Los métodos de media y desviación típica, pensados para ventas continuas, se equivocan con estos datos. La guía de demanda intermitente explica por qué.

Paso a paso con un ejemplo: alianzas por talla en cuatro tiendas.

Una joyería con cuatro tiendas vende una alianza de oro de 18 quilates y 4 mm, en diez tallas. Entre las cuatro tiendas vende unas 96 al año, es decir, 9,6 por talla y año, 0,185 a la semana por talla. Fabricarla o recibirla del taller tarda tres semanas.

Primer paso, la demanda durante el plazo. En tres semanas se esperan 0,185 × 3 = 0,55 unidades por talla. Con ventas tan escasas, la distribución adecuada es la de Poisson, que da probabilidades para conteos pequeños. La probabilidad de vender 0 es e elevado a −0,55, es decir, 57 %; la de vender 1 o menos, 89 %; la de vender 2 o menos, 98 %.

Segundo paso, el punto de pedido. Si pides cuando en la red quedan 1 unidad de esa talla, durante las tres semanas del plazo te quedas sin ella el 11 % de las veces. Si pides cuando quedan 2, te quedas sin ella solo el 2 % de las veces. Ese 2 % es el nivel de servicio que sale de tener 2 como punto de pedido, y no es una cifra técnica: son dos clientes de cada cien a los que no puedes servir en el momento.

Tercer paso, comparar con lo que se hace hoy. Si cada tienda guarda una alianza de cada talla, en la red hay 4 por talla y 40 en total, paradas casi todo el año. Con la reposición centralizada, la red necesita entre 2 y 4 por talla. La ventaja no es solo la cantidad: ves en cualquier momento dónde está cada una y la traslada la tienda que la necesita. Dejas en cada tienda un muestrario (la talla central) para que el cliente la pruebe.

Qué obliga el reglamento: el libro-registro.

El Real Decreto 197/1988 aprueba el Reglamento de la Ley 17/1985 sobre objetos fabricados con metales preciosos. Su artículo 91 obliga a llevar un libro-registro, foliado y sellado en todas sus hojas por la Jefatura Superior o Comisaría de Policía correspondiente, a quienes se dedican a la compraventa de objetos usados de oro, plata o platino. Admite registros informáticos, debidamente controlados, siempre que quede constancia escrita.

En ese libro se anota, por orden correlativo y sin interrupción, la fecha de la operación, los datos de la persona (nombre, domicilio y DNI), la clase y el peso del metal y los quilates si hay piedras preciosas, la referencia a los contrastes oficiales, el precio pagado y la fecha de venta del objeto. El artículo 92 pide entregar cada semana a la policía fotocopias de los folios o un listado informático firmado, el 93 obliga a conservar los objetos adquiridos 15 días desde esa entrega, salvo autorización, y el 99 fija cinco años de conservación de los libros.

Esto afecta a la joyería que compra oro usado, no a la que solo vende piezas nuevas. Es el texto consolidado del BOE, sin valor jurídico oficial, y hay normativa autonómica que lo desarrolla, por lo que conviene confirmarlo con tu asesor. El sistema ayuda a llevar el registro: guarda cada compra con sus campos y genera el listado semanal, pero la obligación es de la empresa y no sustituye al libro oficial.

Errores típicos en el stock de una joyería.

El primero es mezclar en una sola cifra el peso y las piezas. En un inventario de joyería se necesitan las dos: el número de piezas por referencia para saber qué falta y el peso de metal para valorar la existencia, sobre todo con el precio del oro cambiando. El segundo es no distinguir lo propio de lo recibido en depósito de una marca: un reloj en depósito aparece en tu vitrina pero no es tuyo.

El tercero es contar el inventario una vez al año. Con piezas de alto valor, el inventario cíclico (contar cada semana una vitrina distinta) detecta diferencias cuando todavía se pueden explicar. Y el cuarto, pedir por la última venta: una talla que ha salido dos veces en una semana no es una talla de moda; es azar.

Qué cambia con un sistema de reposición.

El sistema lee las ventas y el stock de tu programa, mantiene la vista conjunta de todas las tiendas y propone qué reponer de las referencias que se repiten, con un cálculo para ventas escasas e irregulares. El manual Forecasting: Principles and Practice recuerda que con conteos pequeños hacen falta métodos para enteros no negativos y que el método de Croston, muy usado en demanda intermitente, da pronósticos con sesgo y no ofrece intervalos propios. Por eso el sistema calcula el punto de pedido con la probabilidad de la demanda en el plazo, como en el ejemplo, y no con una media.

Para las piezas únicas no hay reposición: lo que ofrece es la vista de dónde está cada una, los días que lleva parada y un aviso cuando una pieza supera el tiempo que has decidido en una vitrina, para moverla a otra tienda. La landing de joyerías y relojerías cuenta cómo se conecta. Un asistente permite preguntar «¿dónde hay una alianza del 16?» y contesta con los datos y el origen de cada cifra.

Qué datos hacen falta y cuándo no merece la pena.

Hacen falta las ventas por referencia, talla y tienda de al menos dos años, el stock actual por tienda con el código de cada pieza y, para valorar, el peso y los quilates. Los plazos del taller o del proveedor, y qué piezas están en depósito. Un usuario de solo lectura de tu programa o una exportación periódica bastan.

No merece la pena si tienes una sola tienda, pocas referencias que se repitan y un taller propio que fabrica en el día. Ahí el libro y un buen inventario son suficientes. Y no sirve de nada para el tramo de pieza única de alto valor, donde la decisión es comercial y no de reposición.

Cómo empezar.

Con las ventas de alianzas o de las referencias que más se repiten de los dos últimos años, se simula qué habría propuesto el sistema y se compara con tus compras. Está en simulación con tus datos. Y si quieres un primer vistazo sin compromiso, el análisis gratuito.