Glosario
Ventana horaria de entrega: el tramo del día en que te pueden recibir
Definición
La ventana horaria de entrega es el intervalo del día en el que un cliente o un almacén acepta recibir la mercancía, por ejemplo de 7:00 a 10:00. Restringe el orden de visita de la ruta, la capacidad de reparto de cada día y el momento en que el producto está realmente disponible para vender. Una entrega fuera de ventana se rechaza o se retrasa, así que cuenta para el stock como una reposición que no ha llegado.
No basta con llegar el día correcto: hay clientes que solo reciben de 8 a 10 y almacenes que dan cita de descarga. La ventana horaria limita qué rutas son posibles y, con ellas, qué stock llega a tiempo.
Qué es exactamente
La ventana horaria es el tramo del día en el que el receptor acepta la entrega: la tienda que descarga antes de abrir, la fábrica que recibe en turno de mañana, el cliente con muelle ocupado el resto del día. Fuera de ese tramo, o bien no hay quien reciba, o bien se pierde la cita y hay que reprogramar.
En optimización de rutas existe una variante con nombre propio, el problema de rutas con ventanas horarias (VRPTW). Según Wikipedia, en ella cada punto de entrega tiene un intervalo en el que debe visitarse. Es lo que complica la ruta: el recorrido más corto rara vez respeta todas las ventanas a la vez.
También se le llama
Franja horaria, time window, slot de entrega, horario de recepción o cita de descarga. En grandes superficies y plataformas logísticas se habla de «cita en muelle».
Un ejemplo
Una distribuidora de bebidas sirve a 22 locales de un barrio. Diez de ellos solo reciben entre las 8:00 y las 11:00 porque abren a mediodía; otros seis, después de las 16:00. Un camión con una sola salida por la mañana no llega a todos, y el que se queda fuera de ventana pierde el día. Con dos camiones y un reparto de paradas según ventana, la jornada se resuelve; con uno, la distribuidora debe elegir a quién retrasar, y esa elección debería depender del stock que le queda a cada local.
La ley, además, pone un límite a la espera. La Ley 15/2009 del contrato de transporte terrestre de mercancías dice en su artículo 22 que, si el vehículo ha de esperar más de una hora hasta que se concluya su carga o descarga, el porteador puede reclamar una indemnización, que el mismo artículo cuantifica a partir de un múltiplo del IPREM diario por hora, sin contar la primera. Una ventana mal cuadrada no solo desordena el stock: puede convertirse en un coste.
Ojo con esto
Lo que suele fallar con las ventanas horarias:
- Guardarlas solo en la cabeza del repartidor: si no están en el sistema, nadie puede planificar a partir de ellas ni explicar por qué un cliente se quedó sin entrega.
- Tratar la ventana como fija cuando cambia: horarios de verano, festivos, obras en la calle. Una ventana que ya no vale genera entregas fallidas.
- Confundir que el camión llegue con que el producto esté vendible: si descargas a las 11:00, el producto no está en lineal antes de las 12:00. Para una tienda, eso es una mañana sin ese stock.
- No contar las esperas en la capacidad de la ruta: cada parada con cola de descarga se come la ventana de la siguiente.
Dónde aparece en el sistema
Si tus clientes tienen ventanas, se guardan en el sistema como una restricción de cada punto. Cuando el sistema propone qué enviar, tiene en cuenta que un cliente de ventana corta solo puede recibir ciertos días y que perder esa ventana equivale a retrasar la reposición un día entero. Eso entra en el riesgo de rotura de ese cliente.
El orden en que se recorren las paradas sigue siendo cosa de tu planificador de rutas; el sistema se ocupa de que lo que entra en la ruta sea lo que cada cliente necesita antes de su próxima ventana.
Términos relacionados
Ruta de reparto, frecuencia de reparto, última milla, cross-docking y lead time.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si llegamos fuera de la ventana horaria?
Depende del cliente: algunos reciben igualmente, otros rechazan la entrega o la reprograman. Para el stock, la mercancía sigue en el camión, así que hay que contarla como no entregada hasta que se descargue.
¿Se pueden negociar las ventanas con los clientes?
A menudo sí, y es una de las palancas más baratas. Ampliar una hora la ventana de varios clientes puede ahorrar una ruta entera. Para negociar, ayuda mostrar cuántas entregas se han retrasado por esa causa.
¿Una ventana horaria afecta al stock de seguridad?
Sí, indirectamente. Si perder una ventana supone esperar al día siguiente, el plazo efectivo de reposición de ese cliente se alarga y necesita más reserva para cubrirlo.
¿Cuánto tiempo puede esperar un camión para cargar o descargar?
El artículo 22 de la Ley 15/2009 fija la primera hora de espera sin indemnización y, después, un importe por hora o fracción. Conviene revisar con tu asesor lo que se haya pactado en el contrato de transporte.