La cuota es lo que se ve: el coste de un software de previsión se decide en la puesta en marcha.

¿Qué se paga cuando se compra un software de previsión de demanda?

Un software de previsión de demanda se paga en seis partidas: la licencia o cuota, la puesta en marcha, la conexión con tu ERP o programa de gestión, el trabajo con los datos, la formación de quien lo va a usar y el mantenimiento. Solo la primera aparece en la página de precios del fabricante; las otras cinco salen en el presupuesto, en la factura de un partner o en horas de tu equipo.

La razón de que el reparto sea así es práctica. Un programa que calcula pedidos necesita leer tus ventas, tu stock y tus plazos reales, y cada empresa los tiene guardados de una manera distinta: un Odoo con tres almacenes, un Sage con códigos de artículo que cambiaron en 2021, un Excel que alguien actualiza los viernes. Ese trabajo de encaje es el que más varía de una empresa a otra, y por eso es el que menos se publica.

Lo que sigue va partida a partida. Si ya estás comparando herramientas, la guía sobre qué pedirle a un software de previsión de demanda cubre la otra mitad de la decisión: cómo saber si acierta antes de pagar.

• Licencia o cuota: lo que se paga por usar el programa, al mes o al año.
• Puesta en marcha: configuración, primeras previsiones y ajuste de parámetros hasta que el pedido propuesto tiene sentido.
• Conexión con el ERP: leer ventas, stock y pedidos de compra de tu programa de gestión, y en su caso devolverle el pedido.
• Datos: limpiar el histórico, unificar códigos y decidir qué se excluye (promociones, roturas, traspasos).
• Formación: horas de las personas que aprueban los pedidos, al principio y cuando cambia alguien.
• Mantenimiento: soporte, actualizaciones y revisar el modelo cuando el negocio cambia.

¿Cómo cobran los fabricantes la licencia en 2026?

No hay un modelo único. Revisando las páginas de precios públicas de varios fabricantes, salen al menos cinco formas de cobrar la cuota, y cada una premia o castiga un tipo de empresa distinto. Conviene saber cuál te aplican antes de comparar cifras, porque dos programas con la misma cuota de entrada pueden acabar muy lejos uno del otro a los dos años.

Los ERP que traen reposición dentro, como Odoo o Microsoft Dynamics 365 Business Central, cobran por usuario y mes. Odoo publica un plan gratuito de una sola aplicación y dos planes de pago por usuario y mes con todas las aplicaciones incluidas, y deja la implantación fuera de la suscripción. Microsoft publica Business Central por usuario y mes con pago anual, con un plan Essentials, uno Premium y licencias de Team Members para quien solo consulta o aprueba. En los dos casos la previsión que traen de serie es la de sus reglas de reaprovisionamiento, que se explican en la guía de reaprovisionamiento automático.

Los programas de previsión independientes cobran por otras cosas. Inventory Planner dice en su página que el precio depende del volumen de inventario que gestionas, con usuarios ilimitados, y pide solicitar presupuesto. Prediko, pensado para tiendas Shopify, cobra según la facturación bruta de la tienda en los últimos doce meses, con planes mensuales o anuales y una prueba de 14 días. Netstock publica un precio de partida mensual con suscripción anual. GMDH Streamline dice que da un precio personalizado tras conocer las necesidades del cliente.

• Por usuario y mes: Odoo y Business Central. Barato si pocas personas tocan compras; caro si quieres que todos los encargados de tienda consulten.
• Por volumen de inventario gestionado: Inventory Planner. Crece con el catálogo y los almacenes, no con las personas.
• Por facturación de la tienda online: Prediko. Sube cuando vendes más, aunque el trabajo de reposición sea el mismo.
• Suscripción anual con precio de partida publicado: Netstock. El precio final depende del paquete de módulos.
• Precio a medida tras una llamada: GMDH Streamline y la mayoría de programas para empresa mediana. No hay cifra pública que comparar.

¿Cuánto tarda y qué incluye la puesta en marcha?

La puesta en marcha es el tiempo que pasa desde que firmas hasta que el programa propone pedidos que tu jefe de compras aprobaría sin rehacerlos. Netstock dice en su página de precios que la implantación suele llevar entre 6 y 10 semanas, según la complejidad de los datos, el tamaño del negocio y el ERP. Inventory Planner habla en su página de una puesta en marcha media de unas cuatro semanas y en otro punto de cinco a seis. Son plazos que da cada fabricante para su propio producto.

Lo que no suele decir la página de precios es si esas semanas se cobran aparte. Odoo sí lo dice: la implantación no está incluida en la suscripción y se contrata con sus paquetes de puesta en marcha para empresas pequeñas o con un partner para las medianas. Microsoft vende Business Central a través de partners, que son quienes presupuestan la implantación. En los programas de previsión independientes, la respuesta cambia de uno a otro y hay que pedirla por escrito.

Una puesta en marcha seria incluye, como mínimo, cargar el histórico, configurar plazos y tamaños de caja por proveedor, fijar el nivel de servicio por familia de productos y repasar con compras las primeras propuestas. Si un presupuesto no detalla estas tareas, lo normal es que aparezcan después como horas de consultoría.

¿Cuánto cuesta conectarlo con tu ERP?

La conexión con el ERP es la partida que más se subestima. Un programa de previsión necesita leer cada día, o cada semana, las ventas por producto y sitio, el stock de cada almacén, los pedidos de compra pendientes y las fechas reales de entrada. Si tu ERP tiene un conector ya hecho para ese programa, el coste es bajo. Si no lo tiene, alguien tiene que construirlo.

Netstock dice que se conecta con más de 60 ERP; Prediko cobra a través de la facturación de Shopify porque vive dentro de esa plataforma. Ese tipo de dato dice mucho del coste real: si tu programa de gestión está en la lista, la conexión es configurar; si no está, es desarrollar. Un Sage con personalizaciones, un ERP sectorial o varias bases de datos de tiendas que no se hablan entre sí son los casos en que la conexión se come el presupuesto.

Una pregunta que ahorra problemas: ¿el programa solo lee de tu ERP o también escribe en él? Leer con un usuario de solo lectura es más barato y más seguro. Escribir (crear el pedido de compra o el traspaso directamente) ahorra tecleo, pero exige más pruebas y más permisos. Muchas empresas empiezan leyendo y aprobando a mano, y pasan a escribir cuando se fían de las propuestas.

¿Cuánto trabajo dan los datos?

El histórico de ventas casi nunca está listo para prever. Hay días sin venta porque no había producto (y no porque nadie lo quisiera), traspasos entre almacenes registrados como ventas, códigos que cambiaron cuando se renovó el catálogo y promociones que inflan unas semanas concretas. Todo eso hay que detectarlo y decidir qué se hace con ello antes de que el programa aprenda de ahí.

Ese trabajo lo puede hacer el fabricante, un partner o tu propio equipo, pero alguien lo hace. Cuando un presupuesto no lo menciona, suele acabar en manos del jefe de compras, que lo hace por las tardes durante semanas. La guía sobre qué datos necesita un predictor de stock detalla qué hace falta y qué problemas aparecen siempre, para que puedas estimar cuánto te toca a ti.

Formación y cambio en la forma de pedir.

La formación técnica es corta: aprender a leer una propuesta, aprobarla o cambiarla y exportar el pedido lleva pocas horas. Lo que lleva semanas es el cambio de costumbre. Quien lleva diez años pidiendo de cabeza no se fía de un número que no entiende, y con razón. Si el programa no explica por qué propone 15 cajas y no 10, la persona lo corrige todo a mano y el programa se queda en un listado caro.

Por eso conviene preguntar cuántas horas de acompañamiento incluye el primer mes, si hay soporte en español y en tu horario, y qué pasa cuando la persona que lo usa se va de la empresa. En los programas que cobran por usuario, también cuánto cuesta dar acceso de consulta a los encargados de tienda o a los comerciales, que suelen ser quienes más preguntan por el stock.

Mantenimiento: lo que se paga cada año.

En los programas en la nube, el mantenimiento va dentro de la cuota: actualizaciones, alojamiento y soporte básico. Netstock, por ejemplo, justifica en su página la suscripción anual con las funciones nuevas y el soporte. Lo que no va dentro es el trabajo de adaptar el programa cuando tu negocio cambia: una tienda nueva, un proveedor con otro plazo, una familia de productos que se incorpora o una migración de ERP.

Pregunta qué se considera soporte y qué se factura como proyecto. Abrir un almacén nuevo puede ser configurar un campo o puede ser rehacer la conexión, según el programa. También conviene saber si el modelo de previsión se revisa solo o hay que pedirlo, y si alguien comprueba de vez en cuando que sigue acertando con tus datos.

Los costes que no salen en ninguna factura.

Hay tres que conviene poner en la cuenta. El primero es el tiempo de tu equipo durante la puesta en marcha: reuniones, revisar propuestas, explicar por qué un producto se pide así. El segundo es el periodo de doble trabajo, cuando se pide como siempre y a la vez se mira lo que habría propuesto el programa. Es necesario para fiarse, y cuesta horas. El tercero es el coste de salir: si dentro de dos años quieres cambiar, ¿puedes llevarte tu histórico y tu configuración en un formato que otro programa entienda?

Al otro lado de la balanza está lo que ya cuesta pedir como pides hoy: las horas semanales de preparar pedidos, las roturas que se pierden en ventas y el stock parado. Si no tienes esas cifras, empieza por ahí. Las guías de roturas de stock y de stock muerto explican cómo medirlas con lo que ya tienes.

Cómo comparar dos presupuestos.

Pon los presupuestos en la misma tabla, partida por partida, y pide por escrito lo que no venga. Un presupuesto con la cuota baja y la puesta en marcha «a consultar» no es más barato que otro con todo detallado: es más difícil de comparar. Estas son las preguntas que usamos para ordenar cualquier oferta, sea nuestra o de otro:

• Por qué se cobra la cuota: usuarios, referencias, almacenes, facturación o volumen de inventario. Y qué pasa con la cuota si abres dos tiendas más.
• Qué incluye la puesta en marcha, en tareas y en semanas, y qué se factura aparte.
• Si hay conector ya hecho para tu ERP o hay que desarrollarlo, y quién lo mantiene cuando el ERP se actualiza.
• Si el programa solo lee o también escribe en el ERP, y con qué permisos.
• Quién limpia el histórico y cuántas horas de tu equipo calculan para ello.
• Si puedes probarlo con tus datos antes de firmar, comparando lo que habría propuesto con lo que pasó.
• Cuánto dura el compromiso mínimo y cómo te llevas los datos si te vas.

Cómo lo planteamos en Arume.

No publicamos precios porque cada sistema de control de stock que montamos parte de tu programa de gestión, tus sitios y tus productos, y lo que cuesta depende sobre todo de la conexión y de los datos, las dos partidas que más varían. Hacemos un presupuesto a medida con las seis partidas separadas, para que lo puedas poner al lado de cualquier otro.

Antes de que firmes nada, hacemos una simulación con tus datos: repetimos fechas pasadas de tu negocio con lo que se sabía ese día y comparamos lo que habría mandado el sistema con lo que hiciste. El arranque lleva de 3 a 6 semanas, con lectura de tu ERP mediante un usuario que solo puede leer, datos en la UE y exportación completa si un día te vas. Si quieres ver cómo sería en tu caso, el análisis gratuito de tu stock es el primer paso.