¿Cómo reducir la merma en un supermercado?

¿Cómo se reduce la merma en un supermercado?

Se reduce con tres cosas que van en este orden: pedir menos de lo que sobra y más de lo que falta, producto a producto y tienda a tienda; mover a tiempo lo que no está saliendo; y dar salida a lo que ya no se va a vender (promoción, donación). Lo primero pesa más que lo segundo y lo tercero juntos, porque cada unidad que no se pide de más es una unidad que no hay que rescatar después.

Es una respuesta para quien lleva compras, reposición o dirección de una cadena de supermercados o de una tienda grande con frescos: charcutería envasada, lácteos, fruta y verdura, platos preparados, carne y pescado en bandeja. Si solo tienes ambientes y conservas, la merma existe, pero es un problema distinto y mucho menor.

Cómo se decide hoy el pedido de frescos y por qué falla.

En la mayoría de supermercados el pedido de frescos sale de dos sitios. Uno es el pedido fijo: «a esta tienda le mandamos 30 bandejas cada día», que alguien fijó hace meses y nadie revisa. El otro es el criterio del encargado, que mira el lineal a las ocho de la mañana y pide a ojo. Los dos funcionan en una semana tranquila y fallan cada vez que la venta se aparta de la media.

El pedido fijo falla por el día de la semana. Un supermercado de barrio vende el doble el sábado que el martes, y un pedido igual los siete días deja sobrante de lunes a jueves y rotura el fin de semana. El criterio del encargado falla por el miedo: quien ha visto el lineal vacío un sábado pide de más el siguiente, y la merma de los martes lo paga. Ninguno de los dos mira las promociones que vienen, el calor de la semana ni el puente.

Hay un tercer fallo, menos visible: se mide la merma al final, en euros tirados, y no se sabe de qué producto ni de qué tienda viene. Sin ese detalle, la reacción es pedir menos a todas las tiendas, que baja la merma y sube la rotura. Y cuando falta producto en el lineal, esa venta no se recupera, como explicamos en la guía de roturas de stock.

Paso a paso, con un ejemplo de bandejas de pollo.

Tomamos una tienda que recibe cada día bandejas de pechuga de pollo con cinco días de vida y que se retiran del lineal el último día. Sus ventas medias por día de la semana, sacadas de las últimas ocho semanas, son: lunes a jueves, 18 bandejas cada día; viernes, 26; sábado, 34; domingo, 12. En la semana se venden 18 × 4 + 26 + 34 + 12 = 144 bandejas.

Con el pedido fijo de 30 al día se piden 210. Los días de 18 sobran 12 cada uno (48 en total), el viernes sobran 4, el sábado se vende todo lo que se tiene (30) y faltan 4 que no se venden, y el domingo sobran 18. Se han vendido 72 + 26 + 30 + 12 = 140 bandejas de 210 pedidas: sobran 70, un 33 % del pedido, y se pierden 4 ventas del sábado. Parte de lo que sobra se vende al día siguiente, pero cada bandeja que pasa un día en el lineal es una bandeja con menos vida para el cliente, y el domingo es el día que más se acumula.

Ahora se pide por día: previsión más un margen. El margen depende de lo irregular que sea la venta; con una desviación típica de unas 4 bandejas, se suma ese margen con un 80 % de seguridad, que según el manual de previsión de Hyndman y Athanasopoulos se calcula con un multiplicador de 1,28 sobre la desviación (sección sobre intervalos de predicción). Eso daría unas 5 bandejas de margen; como parte se vende al día siguiente, en el ejemplo lo dejamos en 2 de lunes a jueves, 2 el viernes, 4 el sábado y 2 el domingo. Pedidos: lunes a jueves, 20; viernes, 28; sábado, 38; domingo, 14. Total, 80 + 28 + 38 + 14 = 160.

Las ventas son las mismas, 144. Sobra una bandeja por cada 10: 8 de lunes a jueves, 2 el viernes, 4 el sábado y 2 el domingo, 16 en total, un 10 % del pedido, y no se pierde ninguna venta. De 70 bandejas sobrantes a 16 con el mismo supermercado y la misma venta. Las cifras son de ejemplo, pero el mecanismo es el real: la mayor parte de la merma de un fresco con vida corta viene de pedir igual todos los días.

• Saca la venta por producto, tienda y día de la semana de las últimas 8 a 12 semanas, sin quitar los días de rotura (ese día vendiste menos de lo que habrías vendido).
• Calcula la media y cuánto se mueve alrededor de la media para cada día de la semana.
• Pide previsión más margen, con un margen más alto en lo que no perdonas que falte y más bajo en lo que se sustituye.
• Compara cada semana lo pedido con lo vendido y con lo tirado, por tienda: ahí se ve quién pide de más.

Errores típicos al atacar la merma.

El primero es recortar el pedido igual en todas las tiendas. La merma baja donde sobraba y la rotura sube donde no. El segundo es mirar la merma en euros sin separar el motivo: caducidad por pedir de más, golpes y roturas, errores de etiquetado, robo. Cada motivo tiene su solución y mezclados no se ve ninguna.

El tercero es no contar el producto que se reduce de precio como merma. Si una bandeja se liquida a mitad de precio el último día, no se ha tirado, pero se ha perdido margen; si el producto de la tienda sale siempre con descuento el último día, el pedido está mal calculado y la oferta lo está tapando. El cuarto es olvidar el stock del almacén central: lo que caduca allí no sale en la merma de ninguna tienda.

Y el último, repetir el error de la historia: usar las ventas de un periodo con promociones como si fueran la venta normal. Después de una oferta de dos por uno el producto vende menos durante unos días, y el pedido sigue pidiendo el volumen de la oferta.

Qué cambia con un sistema de reposición.

Con un sistema de reposición el cálculo anterior deja de hacerse a mano para cada producto y cada tienda. Lee las ventas y el stock de tu programa (con un usuario que solo puede leer), calcula para cada tienda el riesgo de que falte o de que sobre de cada producto, y propone cada día o cada semana qué mandar, con el porqué. Lo aprueba o lo cambia una persona.

En un supermercado, lo que más se nota es en el fresco y en lo que está cerca de caducar: el sistema tiene en cuenta la vida útil del producto, de modo que no propone mandar a una tienda más de lo que podrá vender antes de que se retire. Y avisa de lo parado: producto cuya cobertura supera ya la vida que le queda, para decidir con tiempo entre moverlo a otra tienda, hacer promoción o donarlo. Puedes verlo en nuestra página de control de stock para supermercados y alimentación y en la de previsión de demanda.

También tiene algo que ver con la ley. La Ley 1/2025 de prevención de las pérdidas y el desperdicio alimentario fija la jerarquía de prioridades: primero prevenir, después donar el excedente que no se pueda evitar y, al final, reciclar. Obliga a los operadores a tener un plan de prevención y a promover convenios de donación, con exenciones para microempresas y para establecimientos de hasta 1.300 m². Tener registrado por qué sobra producto ayuda a llevar ese plan, pero la obligación es de la empresa y conviene confirmar con tu asesor cómo te afecta.

Qué datos hacen falta.

Ventas por producto, tienda y día de las últimas semanas, y el stock de cada tienda (aunque sea un volcado diario). Si tu programa tiene fechas de caducidad por lote, mejor, pero no es imprescindible para empezar: con el histórico de ventas ya se puede ajustar el pedido de fresco. También hacen falta los plazos de entrega de cada proveedor, el calendario de promociones y, si lo hay, el calendario de fiestas locales.

No hace falta cambiar de programa ni que las tiendas hagan nada distinto. Nos conectamos a lo que ya usas, con acceso de lectura, y trabajamos sobre eso.

Cuándo no merece la pena.

Si tienes una sola tienda pequeña, con tres o cuatro referencias de fresco y un encargado que lleva años mirando el lineal, una hoja de cálculo con la venta por día de la semana te da casi todo lo que daría un sistema. Tampoco merece la pena si la merma viene casi toda de golpes, errores de recepción o cadena de frío, porque ahí el problema no es el pedido.

Empieza a merecer la pena cuando hay muchas tiendas y muchas referencias de frescos, de modo que nadie puede mirar todas las combinaciones cada día.

Cómo empezar.

El primer paso es la simulación con tus datos: repetimos semanas pasadas de tu supermercado con lo que se sabía cada día y comparamos lo que habría pedido el sistema con lo que se pidió, producto a producto. Si no sale mejor, no se sigue. Después, uno o dos meses en modo sombra, con propuestas que la persona compara antes de usarlas.

Si quieres ver primero dónde está tu merma, puedes pedir el análisis gratuito y una demo de 30 minutos por videollamada.