Glosario
Preventa: qué es y cómo afecta al stock
Definición
La preventa es el modelo de venta en el que un comercial toma el pedido del cliente en su visita y la mercancía se prepara y se entrega después, normalmente al día siguiente. Para el stock significa que hay demanda comprometida antes de que salga nada del almacén: el pedido reserva unidades que aún están físicamente dentro. Sirve a distribuidores de bebidas, alimentación o suministros con ruta fija, y obliga a separar lo que hay de lo que ya está prometido.
En la preventa el comercial visita al cliente, toma el pedido y la mercancía llega otro día en otro vehículo. Parece un detalle de organización, pero cambia por completo cómo se calcula el stock que hay que tener preparado.
Qué es exactamente
La preventa es una forma de vender en ruta en la que quien visita al cliente no lleva la mercancía encima. El comercial toma nota de lo que el cliente necesita, el pedido entra en el programa de gestión y el almacén lo prepara para repartirlo después. Entre una cosa y otra pasa un tiempo, casi siempre de uno a tres días.
Se opone a la autoventa, donde el mismo vehículo lleva la mercancía y se vende y entrega en el momento. En la práctica, muchos distribuidores combinan las dos: preventa para los clientes de ruta regular y autoventa para huecos, urgencias o clientes pequeños.
También se le llama
Venta en preventa, preventa en ruta, toma de pedidos o, en inglés, presell. A veces se habla de «ruta de preventa» para nombrar el recorrido de un comercial que solo vende, frente a la «ruta de reparto» del conductor que solo entrega.
Un ejemplo
Un distribuidor de bebidas para hostelería tiene cuatro comerciales de preventa. Cada uno visita unos 18 bares y restaurantes al día. El martes por la mañana, entre los cuatro, entran pedidos por 310 cajas de cerveza de 24 botellines de un tercio. En el almacén quedan físicamente 420 cajas, pero 310 ya están prometidas para el miércoles.
Si la persona de compras mira solo las 420 cajas, pensará que le sobran 110 y que puede esperar al pedido de la semana siguiente. Si mira lo disponible, que es lo físico menos lo comprometido, verá 110 cajas, y si la venta de un martes normal se acerca a esa cifra, el jueves habrá rotura. La preventa avisa de la demanda con uno o dos días de adelanto, y eso solo vale si se usa para comprar y repartir con más cabeza.
Hay otro efecto: los pedidos de preventa son demanda firme, pero no son toda la demanda. El cliente que llama el miércoles a las ocho para pedir más no estaba en la ruta. Para prever lo que va a salir esa semana, la cifra de preventa es un suelo, no el total.
Ojo con esto
Los errores habituales con la preventa son estos:
- Mirar el stock físico y no el stock disponible: las unidades de pedidos ya tomados siguen en el almacén y parecen libres.
- No distinguir pedido tomado de pedido servido: si el cliente pidió 10 y le entregaron 6 por falta de stock, la venta del programa dice 6 y la demanda real fue 10. Esa demanda no servida es la que luego se pierde en las previsiones.
- Tratar la preventa como toda la demanda: las ventas del mostrador, las llamadas y las urgencias no pasan por el comercial.
- Pedidos duplicados: dos comerciales que visitan el mismo cliente, o un cliente que repite el pedido por teléfono, inflan las reservas.
Dónde aparece en el sistema
El sistema lee los pedidos de venta pendientes de servir que ya existen en tu programa y los resta al stock para calcular lo disponible de verdad. Después la previsión de demanda añade lo que suele entrar sin pasar por la ruta, para que la propuesta de compra y de reparto no dependa solo de lo que ya está pedido.
Con tus ventas pasadas, la simulación con tus datos permite ver cuántas roturas se habrían evitado contando los pedidos de preventa como demanda comprometida desde el día en que se tomaron.
Términos relacionados
Autoventa, stock reservado, stock disponible, stock en furgoneta, demanda perdida y lead time.
Preguntas frecuentes
¿La preventa y el pedido de cliente son lo mismo?
Casi. El pedido de cliente es el documento; la preventa es el modelo de venta en el que ese pedido lo toma un comercial en ruta y se sirve después. Un pedido por correo o por web también reserva stock, pero no es preventa en sentido estricto.
¿Cuánta preventa conviene tener sobre el total de ventas?
No hay una cifra universal y no vamos a inventarla. Depende del sector y de cuántos clientes se pueden visitar con regularidad. Lo útil es medir en tus datos qué parte de las ventas de cada producto entra por ruta y cuánta de golpe a última hora.
¿Se puede hacer preventa sin conexión a internet?
Depende de la aplicación de tu programa de gestión: muchas guardan el pedido en el móvil y lo sincronizan al volver a tener cobertura. Conviene comprobar cuánto tarda en llegar al almacén, porque un pedido que aparece tarde no sirve para preparar el reparto.