Glosario
Número de serie: cada unidad con nombre y apellidos
Definición
Un número de serie es un identificador único que distingue una unidad concreta de las demás del mismo producto. En el inventario permite saber dónde está cada pieza, a quién se vendió y cuándo entró, lo que sirve para garantías, reparaciones y retiradas. En el ERP se activa por producto con seguimiento «por número de serie único»: cada unidad es una línea de stock de cantidad uno, a diferencia del seguimiento por lote.
Un lote agrupa unidades iguales. Un número de serie las separa: cada pieza tiene el suyo y no se repite. Sirve para saber qué cliente tiene qué aparato y para responder en garantía. A cambio, el almacén trabaja más, y no todos los productos lo merecen.
Qué es exactamente
Un número de serie es un código, de cifras, letras o ambas, que identifica a una sola unidad de un producto entre todas las de su serie. La documentación de Odoo lo define en esos términos: lo que distingue a un artículo de los demás de una misma serie.
En stock cambia la forma de contar. Un producto con seguimiento por serie no tiene «50 unidades»: tiene 50 números de serie, cada uno con su ubicación, su fecha de entrada y su historial. El stock físico sigue siendo el total, pero ahora cada pieza se puede localizar.
También se le llama
Serial number, S/N, nº de serie o seguimiento por serie. No es lo mismo que el SKU, que identifica el tipo de producto y es igual para todas las unidades, ni que el lote, que agrupa un conjunto. Tampoco es el código de barras del producto: dos cajas del mismo modelo comparten código de barras y tienen series distintas.
Un ejemplo
Un distribuidor de pequeño electrodoméstico recibe 40 aspiradoras robot de un fabricante. Cada una trae su número en la caja. Al recibir el albarán, el almacenero lee los 40 códigos y quedan asociados a esa entrada. Cuando se vende una a una tienda de Zaragoza, el albarán de salida lleva el número concreto. Seis meses después llega una reclamación con ese número: en menos de un minuto se sabe de qué entrada vino, a qué cliente se mandó y en qué fecha.
En Odoo, se activa en los ajustes la función de lotes y números de serie, y en cada producto se elige «Por número de serie único». En las recepciones se pueden teclear los números, generarlos a partir de un primero y una cantidad, o importarlos desde una lista, uno por línea. La documentación recoge las tres vías, y la última ahorra mucho tiempo con entradas grandes.
Ojo con esto
Antes de activar el seguimiento por serie en todo el catálogo, piensa en lo que implica:
- Trabajo en cada movimiento: hay que leer o teclear el número en la recepción, en la preparación y en las devoluciones. En artículos baratos de mucha rotación no compensa.
- Series duplicadas o mal leídas: un dígito equivocado en la recepción crea una serie que nunca aparecerá en el cliente. El primer recuento lo delata.
- Mezclar con lotes sin criterio: lo normal es serie para bienes duraderos con garantía y lote para consumibles con caducidad. Elegir al revés complica sin dar nada.
- Activarlo con stock ya existente: el programa pide asignar series a las unidades que ya hay, mediante un ajuste de inventario, antes de poder trabajar con normalidad.
Dónde aparece en el sistema
El sistema trabaja a nivel de producto y sitio, no de unidad, así que lee del programa el total de unidades con serie y no necesita los números para calcular el riesgo de rotura. Donde sí ayudan es en los descuadres: si el programa tiene 12 series en un sitio y la venta no los explica, la diferencia aparece como posible descuadre para revisar.
También sirven para entender la demanda de repuestos y recambios: las series vendidas dan una base instalada, y con ella se afina la previsión de piezas que se cambian con el uso. Lo contamos en la previsión de demanda.
Términos relacionados
Trazabilidad por lote, SKU, stock físico, inventario permanente y la guía de inventario cíclico.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo conviene usar número de serie y cuándo lote?
Serie para productos duraderos que se reparan o se cubren con garantía individual: aparatos, herramientas, equipos. Lote para productos que se fabrican o caducan por tandas: alimentación, cosmética, pintura.
¿Puede un número de serie repetirse?
No debería, ni dentro de un mismo producto. Si el fabricante reutiliza numeraciones entre modelos, el programa los distingue por producto; lo que no se puede es tener dos unidades del mismo artículo con la misma serie.
¿Se pueden activar las series solo en parte del catálogo?
Sí, se configura producto a producto. Lo razonable es empezar por los artículos de más valor o con reclamaciones frecuentes y ampliar si merece la pena.