Glosario
Asistente conversacional: qué es y qué se le puede preguntar sobre el stock
Definición
Un asistente conversacional es un programa con el que se interactúa en lenguaje natural, por escrito o por voz. Los antiguos chatbots seguían guiones fijos; los actuales usan un modelo de lenguaje para entender preguntas libres. Aplicado al stock, responde a consultas como cuánto queda de un producto en un sitio o por qué se propone un envío, siempre que consulte los datos reales y cite su origen.
Un asistente conversacional es la parte con la que hablas: escribes una pregunta como se la harías a un compañero y te contesta. En stock vale la pena si responde con los datos reales de tu programa y dice de dónde salen. Si no, es un chat que opina.
Qué es exactamente
Un asistente conversacional es la interfaz que permite pedir cosas a un sistema escribiendo o hablando, sin menús ni filtros. Su valor no está en la charla, sino en que quita la barrera de saber dónde está cada dato: en lugar de abrir tres informes del ERP y cruzarlos en una hoja, haces la pregunta.
Hay dos generaciones. Los chatbots clásicos seguían un árbol de opciones: si el mensaje contenía ciertas palabras, respondían con un texto fijo. Los asistentes actuales se apoyan en un modelo de lenguaje que entiende preguntas libres, aunque estén mal escritas, y redacta la respuesta.
También se le llama
Chatbot, asistente virtual, asistente de IA, copiloto, o interfaz conversacional. «Chat con tus datos» se usa cuando el asistente está conectado a las cifras de la empresa. Un asistente de voz es lo mismo con micrófono.
Un ejemplo
La responsable de compras de una empresa de suministros de fontanería abre el chat un martes y escribe: «¿cuánto stock queda de codo de 22 en Zaragoza?». El asistente consulta existencias y contesta con la cifra y la fecha de la lectura: «31 unidades, a las 07:00 de hoy; al ritmo previsto duran unos ocho días».
Sigue: «¿por qué mandas 40 a Zaragoza?». Responde con las razones: 31 en stock, 28 de venta prevista hasta el próximo reparto, cajas de 20, riesgo de rotura del 38 % sin envío y del 5 % con él. Pregunta después: «¿y si mando 20?». Recalcula y contesta que el riesgo sube al 22 %. No ha cambiado ningún dato del programa; ha ayudado a decidir.
Lo que hace útil la conversación es la secuencia: las preguntas que encadenas son las que harías a un compañero que tuviera todos los informes abiertos. Y lo que la hace fiable es que cada respuesta lleve su origen, como explica el esquema RAG.
Ojo con esto
Antes de dar acceso al equipo, conviene revisar:
- Que consulte datos reales: un asistente sin conexión al programa responde con generalidades. Pregunta de dónde saca las cifras.
- Que cite la fuente y la fecha: «quedan 31» sin hora de lectura puede ser una cifra de ayer.
- Que diga cuando no sabe: un buen asistente contesta «no tengo ese dato» en vez de rellenar con algo plausible.
- Que los permisos sean por persona: no todos deben ver los mismos márgenes ni los mismos clientes.
- Que no tenga manos libres: preguntar es una cosa y cambiar pedidos otra. Lo segundo debe pedir confirmación.
- Que el equipo sepa preguntar: las preguntas concretas («en Zaragoza, esta semana») funcionan mejor que las vagas.
Dónde aparece en el sistema
El asistente es una de las dos formas de usar el sistema, junto con el panel. Contesta a «¿cuánto stock queda en Sevilla?», «¿por qué mandas 15?» y «¿y si mando dos menos?» con los datos leídos de tu programa y la previsión calculada, y dice de dónde sale cada cifra. Se puede usar desde el panel y, como añadido, por WhatsApp.
No crea ni modifica pedidos: propone, y la persona decide. El detalle está en asistente de IA sobre tu ERP y en WhatsApp para el control de stock.
Términos relacionados
Modelo de lenguaje (LLM), RAG, alucinación de la IA, agente de IA y explicabilidad.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre un chatbot y un asistente conversacional?
El chatbot clásico sigue un guion con respuestas fijas. El asistente actual entiende preguntas libres y redacta la respuesta con datos. En la práctica, el nombre se usa para ambos, así que conviene preguntar qué hace de verdad.
¿Puede cualquier empleado preguntar lo que quiera?
Se pueden limitar los permisos por usuario, para que cada persona vea solo lo que le corresponde. Es una decisión de la empresa y se configura al montarlo.
¿Entiende preguntas mal escritas o con nombres internos de productos?
En general sí, y mejora si se le enseña tu vocabulario (alias de productos, nombres de tiendas). Cuando duda entre dos productos, pregunta antes de contestar.
¿Funciona por WhatsApp?
Sí, como añadido. Las mismas preguntas se pueden hacer por WhatsApp, junto con los avisos de urgencia y la lista de envíos con botones.